Dans les pays où le CPD est recommandé ou exigé pour l'importation temporaire, l'association garante doit se charger de régler les droits et taxes à l'importation que les autorités douanières prélèvent en raison de la non réexportation d'un véhicule importé temporairement sous la garantie d'un CPD. Les rapports entre les administrations douanières et les associations garantes sont régis par les conventions internationales (ONU et OMD). Les rapports entre les associations garantes et émettrices ainsi que ceux entre les associations émettrices et les titulaires de carnets sont réglés par le Contrat de garantie FIA.
Le CPD fournit l'assurance que le véhicule qu'il accompagne est couvert par une garantie valable au plan international. Le CPD, dont la validité est en règle générale d'une année, peut être utilisé pendant cette période dans les pays où le document est recommandé voire exigé ou peut faciliter les formalités d'entrée. La durée d'importation temporaire est arrêtée par la législation ou la réglementation du pays visité.
Description du CPD
La couverture de devant indique, au recto, le nom du titulaire, le nom de l'association émettrice, les organisations internationales - la FIA - sous l'égide desquelles fonctionne le réseau et la durée de validité du document; au verso, elle porte le signalement du véhicule couvert par le CPD. La couverture de derrière comprend, au recto, des instructions et des informations destinées principalement au titulaire, et au verso, la liste des pays où le CPD est utilisable et le nom de l'association garante de ces pays.
Le CPD, de format standard A4, est imprimé en anglais et en français. Les carnets peuvent contenir de 5 à 25 pages intérieures, chacune portant un volet détachable d'entrée et de sortie et une souche qui reste attachée au CPD. Une page séparée est utilisée pour chaque pays visité pour la première ou la deuxième fois. Chaque volet d'entrée et de sortie contient le signalement du véhicule sur la troisième face de couverture, les noms et adresse complets du titulaire du carnet, le nom de l'association émettrice et la date d'expiration.
Le rôle des douaniers
Lors de l'entrée d'un véhicule, le douanier signe et tamponne le volet d'entrée du CPD et note la date et le nom du bureau de douane dans l'espace prévu à cet effet sur le volet d'entrée. Le douanier complète et tamponne également la partie gauche de la souche. Le volet d'entrée est détaché du CPD et conservé dans un fichier.
Lors de la sortie d'un véhicule, le douanier signe et tamponne le volet de sortie et note la date et le nom du bureau de douane. Il remplit la partie droite de la souche, y appose la date, son tampon et sa signature. Le volet de sortie est détaché et envoyé au bureau de douane d'entrée pour fournir aux autorités la preuve nécessaire de réexportation.
Régularisation des CPD
En cas de réclamation de la part des autorités douanières du fait de la non décharge d'un CPD - réclamation qui doit être déposée dans un délai d'une année après expiration du carnet, conformément aux termes des conventions internationales -, l'association garante dispose d'une année à partir de la notification de la réclamation pour prouver que le véhicule a été réexporté.
Les timbres douaniers des pays visités subséquemment et autres preuves littérales peuvent servir à prouver la réexportation, comme en disposent les conventions internationales. La preuve de la réexportation peut également être apportée sous la forme du "certificat de présence", figurant à la dernière page du CPD, qui peut être rempli par un douanier, un agent de police, une autorité judiciaire ou toute autre autorité d'un pays tiers. Un modèle de certificat de présence figure en annexe des Conventions des Nations Unies de 1954 et de 1956 et de la Convention d'Istanbul de l'OMD de 1990.